Dans le monde professionnel d'aujourd'hui, la communication téléphonique reste un outil essentiel pour établir des relations professionnelles solides et efficaces. Être à l'aise au téléphone est crucial pour réussir dans de nombreux domaines dont notamment le secrétariat. Vous en avez l'habitude, Dactylo'Cyn est là pour vous donner les meilleurs conseils afin d'optimiser votre communication téléphonique professionnelle. C'est parti !

Préparez-vous mentalement !

Avant de composer un numéro ou décrocher le combiné, il ne faut surtout pas que la panique monte en vous. Il est donc important de prendre quelques instants pour vous concentrer mentalement. Visualisez une conversation réussie et imaginez-vous en train de communiquer avec assurance et clarté. Prenez quelques respirations profondes pour calmer vos nerfs, vous mettre dans un état d'esprit positif et c'est parti ! Vous avez déjà réalisé une grande partie du chemin. La confiance en soi est primordiale.

Maîtrisez votre ton et votre vitesse

Le ton de votre voix et la vitesse à laquelle vous parlez peuvent avoir un impact significatif sur la manière dont votre message est perçu. Adoptez un ton amical, professionnel et confiant. Parlez clairement et à un rythme modéré pour que votre interlocuteur puisse vous comprendre facilement. Un ton approprié est indispensable en tant que secrétaire médicale notamment lorsqu'on s'adresse à des patients qui sont souvent sur la défensive ou plus stressés. 

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Utiliser un langage positif

Optez pour un langage positif et encourageant. Utilisez des expressions telles que "Je vais m'occuper de cela immédiatement" ou "Je suis là pour vous aider". Cela renforce la confiance et crée une atmosphère positive, essentielle pour établir des relations durables.

Écoutez activement

L'une des clés de la communication téléphonique efficace est la capacité à écouter activement. Soyez attentif aux besoins et aux préoccupations de votre interlocuteur, posez des questions pertinentes et répondez de manière appropriée. La capacité à écouter activement renforce la relation et contribue à résoudre les problèmes plus rapidement. C'est aussi nécessaire pour transmettre les bonnes informations à votre professionnel de santé ou votre responsable.

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Anticipez les questions

Anticipez les questions potentielles de votre interlocuteur et préparez-vous à y répondre de manière claire et concise. Si vous ne connaissez pas la réponse à une question, soyez honnête à ce sujet et assurez-vous de fournir une réponse précise après avoir fait les recherches nécessaires.

Conclusion positive

Terminez chaque appel sur une note positive. Remerciez votre interlocuteur pour son temps, assurez-vous que toutes les questions ont été traitées, et proposez un suivi si nécessaire. Cela laisse une impression durable et renforce la satisfaction de l'appelant.

En bref 

Être à l'aise au téléphone n'est pas seulement une compétence professionnelle, mais également un moyen de renforcer les relations humaines. En adoptant une approche préparée, une voix assurée, une écoute active et un langage positif, vous pouvez maîtriser l'art de l'aisance téléphonique. Un atout indéniable pour devenir la meilleure des secrétaires.