7 moments inconfortables pour une secrétaire (et comment ne pas les subir !)
Ah, la secrétaire ! Pilier indispensable de toute organisation, bras droit des professionnels débordés, fée du classement et du planning… Mais soyons honnêtes, personne n'est parfait, et les secrétaires non plus ! Dactylo'Cyn, votre organisme de formation, vous dévoile un top 7 des moments inconfortables qui peuvent parfois arriver à une secrétaire… avec, bien entendu, une touche d'humour ! C'est parti !
1. L’oubli de l’oubli
La secrétaire est censée tout retenir… mais parfois, elle oublie ce qu’elle a noté, ou pire, elle oublie d’avoir noté ! Entre les post-it volants, les agendas multiples et le mémo perdu sous la pile de dossiers, un petit trou de mémoire peut arriver. Heureusement, il existe des techniques (et des formations) pour maîtriser l’art de l’organisation !
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2. La malédiction de la double réservation
"Bien sûr, je vous cale à 10h !" Oups, c'est déjà pris. Et voilà une scène de Tetris infernale pour réorganiser le planning sans que personne ne s’en rende compte… jusqu'à ce qu'on doive expliquer à deux patients ou clients qu'ils ont rendez-vous à la même heure. Petite sueur froide !
3. Le décodeur vocal défaillant
Certaines secrétaires possèdent un sixième sens pour comprendre les messages laissés par un patient enrhumé ou un client pressé. Mais d'autres peuvent se retrouver à retranscrire des notes qui ressemblent plus à des hiéroglyphes qu'à un rendez-vous compréhensible. "Monsieur Durand a appelé pour un truc jeudi... ou peut-être mardi..." Seule solution, rappelez la personne en question !
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4. Le client mécontent
Un patient pressé, un client mécontent avec option "odeur désagréable", insulte ou émméché, cela arrive bien trop souvent ! La secrétaire doit alors faire preuve de zénitude, se rappeler de ses séances de Yoga et, au pire, demander de l'aide. Pas toujours facile d'être un première ligne.
5. La prononciation approximative
Entre les noms de famille à rallonge, les termes médicaux imprononçables et les intitulés de postes juridiques à dormir debout, certaines secrétaires deviennent de vraies acrobates linguistiques. "Vous avez rendez-vous avec le docteur… euh… Chrz... Chrzanowski ?" Oups. Pour s'entrainer, Dactylo'Cyn vous conseille son émission "Les gros mots médicaux" pour devenir incollable.
6. La bataille avec l’imprimante
Pourquoi, mais POURQUOI l’imprimante décide-t-elle de tomber en panne au pire moment ? Papier coincé, encre vide, message d’erreur incompréhensible… Une secrétaire doit parfois se transformer en technicienne de maintenance pour sauver la journée.
7. La gestion des "urgences"... pas toujours urgentes
"C’est urgent !" Ah oui ? Pour commander un lot de stylos ? Entre les vraies urgences et les fausses crises, une bonne secrétaire apprend à hiérarchiser. Pas de panique, on gère tout, mais avec méthode et priorités !
Heureusement, tout s’apprend avec Dactylo'Cyn !
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