Les 6 astuces pour bien gérer sa prise de notes en réunion.
Prendre des notes en réunion est loin d’être un exercice facile. Il faut savoir être polyvalent(e) lorsque nous devons rédiger un compte rendu de réunion puisqu’il faut à la fois savoir écouter et comprendre ce qui est dit, puis trier les informations essentielles et les noter. Dactylo'Cyn vous livre quelques astuces pour être plus efficace lors de la prise de notes !
Anticipez !
En effet, toute bonne secrétaire qui se respecte arrivera en réunion en connaissant le sujet, le thème ou l'ordre du jour de la réunion. Une prise de notes réussie et efficace et une prise de notes qui a connu une préparation en amont. Cela vous permettra d'identifier les points clés sur lesquels vous devrez concentrer vos notes. Si cela est possible, n'hésitez pas à consulter les documents préparatoires ou les présentations de cette réunion à l'avance afin d'anticiper les informations importantes.
Structurez votre prise de notes
La note de réunion reste un espace assez personnel qui doit tout de même conserver une certaine structure afin de gagner en efficacité. De plus, conserver cette structure lors de chaque réunion vous donnera plus de sécurité dans votre routine de travail et vous gagnerez ainsi en confiance.
Inscrire systématiquement l'heure, la date, le lieu, le titre à un endroit spécifique sur chaque prise de notes vous fera gagner un temps précieux lors de l'archivage ou de vos recherches. Soyez clair et précis afin que cette prise de notes soit la plus efficace possible sans toutefois perdre l'essentiel.
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Utilisez des abréviations et des symboles
Pour gagner du temps et noter plus rapidement, utilisez des abréviations et des symboles courants. Par exemple, utilisez « & » pour « et », « @ » pour « à », ou « ? » pour une question à approfondir. Créez votre propre système d'abréviations si nécessaire et assurez-vous de vous y tenir pour garder vos notes cohérentes. Gagner en rapidité d'un côté pour avoir plus de temps ensuite pour rendre des phrases bien plus lisibles dans le futur.
Conservez les idées directrices !
Pas besoin de copier l'intégralité des déclarations des uns et des autres sans oublier un mot, non ! Le plus important est d'en conserver la substantifique moelle, pas l'intégralité. Cela vous permettra de rester concentré sur l'essentiel sans vous perdre dans les détails. Par peur ou manque de confiance, certaines ont tendance à tout noter et ne pas faire le tri entre les informations essentielles et les informations non pertinentes.
Écoutez activement !
Écouter c’est facile, écouter activement ça l’est déjà moins. Écouter activement veut dire ne pas chercher à comprendre avant la fin de la phrase, ne pas porter de jugement et ne pas chercher à interpréter. En prise de notes, la secrétaire doit rester neutre. Cela vous permet de gagner en efficacité et restant concentré sur sa tâche et uniquement sa tâche.
Rédigez rapidement !
Après la réunion, prenez le temps de rédiger le compte rendu tout de suite après la fin de celle-ci. Pendant que c’est encore frais, les notes sont le reflet de votre mémoire. Si vous dormez dessus, le risque est de ne plus savoir se relire ou encore d'oublier certains passages importants de la réunion.
Pour rappel, chez Dactylo'Cyn, le travail de secrétaire est notre coeur de métier grâce à l'expérience de nos secrétaires externalisées qui aident de nombreux professionnels au quotidien. Que ce soit pour des professionnels de santé ou des entreprises, nos secrétaires sont là pour vous aider dans la gestion de vos tâches administratives.