Secrétaire indépendante : passez le barrage de la secrétaire

Au mieux, elle vous demandera de rappeler à une heure précise pour vous dire que finalement la personne que vous cherchez à joindre est indisponible et au pire elle vous dira que votre interlocuteur n'est pas intéressé.

Frustrant n'est ce pas ?

En tant que secrétaire expérimentée d'un côté confrontée tous les jours à ce type d'appels et chef d'entreprise qui doit prospecter de l'autre côté me voila un peu caméléon de l’autre côté de la barrière.
La secrétaire est formée à filtrer les appels et à ne passer que les appels qu'elle juge ne pas pouvoir gérer personnellement.

Aujourd'hui j'ai envie de vous donner des astuces pour passer ce barrage :

  1. 1. Vous avez de la chance et vous tombez sur moi : bon ok, je vous l'accorde si vous êtes une de mes consœurs, je risque de réellement vous dire que le directeur n'est pas intéressé ! C'est de bonne guerre allons !
  2. 2. Quel est votre but quand vous appelez ? Il est impératif de savoir pourquoi vous souhaitez parler au directeur. Souhaitez vous prendre la place de cette secrétaire déjà en poste ? je pense que non, puisque dans ce cas c'est un patron et non un client que vous recherchez. Il ne faut alors pas hésitez à "copiner" avec la secrétaire. J'entends pas là, l'inclure dans la démarche de prospection et la rassurer. Vous pouvez lui demander de l'aide par exemple. "Ne dites pas je souhaite joindre Monsieur LAURENT pour"... mais "Vous allez peut-être pouvoir m'aider, je vous appelle aujourd'hui pour...".
    Vous pouvez également lui poser des questions sur son organisation, ses besoins. Par exemple : "comment faites vous quand vous êtes débordée, quand vous partez en vacances...".
    Ainsi la secrétaire se sentira importante et ouverte à la discussion.
  3. Si la secrétaire vous propose de prendre un message : reformuler de façon claire et précise votre offre et fixer une date à laquelle vous pouvez rappeler pour faire un point. Au mieux demandez lui le mail du directeur, responsable afin de lui envoyer une offre commerciale sans le déranger. Elle vous donnera probablement le mail du secrétariat et dans ce cas ce sera à vous de jouer et de rendre votre offre attractive pour qu'elle est envie de la transmettre.

De mon côté, par retour d'expérience j'ai souvent été confrontée à un NON catégorique de mes collègue en poste. Par cette méthode j'y arrive plus facilement car elles comprennent mon offre et surtout l'intérêt qu'elles ont à faire appel à ma société.

Sur place, j'aime bien aussi déposer une carte et un stylo. Il n'est pas rare d'avoir eu une secrétaire totalement fermée à mon offre et de voir le téléphone sonné un an après car cette secrétaire était débordée, ou devait prendre des congés et que son responsable lui avait demandé de trouver une solution avant d'accepter.

Aujourd'hui nous avons nos clients réguliers chez qui nous intervenons 5 semaines par an, la secrétaire est rassurée de savoir que nous connaissons les lieux, son fonctionnement et qu'elle retrouvera un secrétariat tenu et ordonné à son retour. Alors au final, pour conclure, avec mon expérience et du recul, je serai tentée de vous dire que le barrage n'existe que là où l'on veut le voir.

Convaincu(e) ?

A très bientôt chez Dactylo'Cyn !

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