Optimiser son organisation

Comment optimiser votre organisation administrative ?

Si j’avais un conseil à vous donner en premier, il s'agirait de vous concentrer sur le classement et l’archivage !

Il est en effet primordial de ranger et d'organiser une méthode de classement efficace. Pour ma part, j’aime bien les classeurs : pratiques, on peut ajouter, inter-changer des éléments sans pour autant revoir toute l’organisation.

Je conseille à mes clients de faire 5 classeurs :

  1. Classeur achat : bons de commandes, factures fournisseurs, devis...
  2. Classeur vente : devis en copie si besoin, bons de commandes, factures...
  3. Classeur social : on peut ici y mettre les contrats de travail, les fiches de paie… tout ce qui concerne la vie salariale. Attention toutefois si vous autorisez l’accès du classeur à vos salariés, un deuxième classeur devra être fait pour tout ce qui est confidentiel ou personnel à votre gestion : bilan d’entretien, visite médicale, absence, gestion des congés payés etc.
  4. Classeur fiscal : impôts, URSSAF, banque, RSI…
  5. Classeur général : vie de l'entreprise avec bail commercial, gestion locative, assurances…

Il est nécessaire de classer ces documents comme cela vous convient le mieux : par date, par numéro, un classeur pour une année ou pour deux ans. Là-dessus vous êtes libre ! Les intercalaires sont vos amis !

Ensuite j’ai envie de vous parler du courrier :

Il est pratique d’acheter un tampon « dateur » pour y tamponner la date de réception sur le pli et ainsi pouvoir avoir un aperçu du courrier à traiter et dans quel ordre.
Les factures à régler dans le mois seront mises dans une bannette "factures à régler", les pièces administratives comme les formulaires de déclaration, les formulaires santé seront également disposées dans une bannette "administratif à traiter" et ainsi de suite. Il n'y a pas de délai minimum entre chaque traitement du courrier mais par expérience nous conseillons de s'y concentrer une à deux fois par semaine (en fonction du volume).
Une fois le courrier traité, pensez à le classer dans vos jolis classeurs !

Pour la comptabilité...

Chez Dactylo’Cyn on parle de pré comptabilité. En effet nous ne sommes pas comptables et nous n’avons pas la prétention de faire le travail du comptable. Néanmoins nous savons qu’il est possible de vous simplifier la vie et de vous faire gagner du temps, notamment au moment du bilan annuel.

Notre méthode : une fois par mois, nous vous conseillons de faire un rapprochement bancaire des entrées et des sorties, autrement dit des crédits et débits. Dans une pochette (plastifiée) dédiée au mois, il suffit d’y glisser les pièces correspondant à chaque ligne bancaire et d’y ajouter le relevé bancaire sur l’avant.

Par expérience, il est conseillé de donner les originaux à votre comptable mais de garder une copie numérique ou papier en cas de pertes ou confusions pour y retrouver le document en cas de problème. Il est plus simple de retrouver une pièce de janvier l’année dernière si elle est classée dans la pochette janvier 2016.

Ainsi un tableau récapitulatif des pièces manquantes à trouver ou perdues pourra être fourni au comptable et garder pour la recherche des pièces où la demande de duplicata. Le Grand Livre ne sera que le résumé de vos tableaux et moins il y a de pièces à rechercher au moment du bilan, plus vous êtes détendues et plus vous gagner du temps.

Astuce : ne pas attendre plus de deux mois pour rechercher les pièces manquantes, plus vous attendez, plus votre mémoire vous fera défaut ! Je vous conseille également de tenir un tableau reprenant vos frais kilométriques (barème IK = 0.278€). Ainsi vos déclarations d'impôts seront plus simples !

Pour la facturation : je vous conseille un outil de facturation simple et efficace qui vous inspire confiance. Cela permet de garder une régularité et une vue d’ensemble.

Et si j’avais un dernier conseil à vous donner : pensez à numériser vos documents et à les classer informatiquement sur le même modèle de classeur expliqué précédemment. On reçoit énormément de factures dématérialisées et les comptables travaillent de plus en plus avec des pièces informatiques. Et en cas d’incendie, vos pièces ont une chance d’être sauvées, surtout si elles sont hébergées sur serveur.

Et si avec ces conseils, vous n’arrivez pas à mettre en place une organisation administrative,
si vous êtes débordé(e) ou vous n’aimez pas ça, vous pouvez embaucher une secrétaire ou externaliser votre secrétariat.
Chez Dactylo’Cyn sur site ou en télétravail nous aidons le chef d’entreprise dans son administratif de façon ponctuelle ou régulière.

Cynthia, votre secrétaire indépendante sur mesure

Contactez-nous

Dactylo'Cyn

2 rue Jean Jaurès
62160 BULLY LES MINES

HOUDART Cynthia
Tél. : 06 58 57 13 36
Mail : dactylocyn@gmail.com